ホワイトエッセンスサービスにおける個人情報の取り扱いについて

個人情報に対する基本的姿勢

ホワイトエッセンスは、個人情報保護法の趣旨を尊重し、「個人情報保護方針」、「個人情報保護規程」を定めて、これらを遵守します。

個人情報の登録先

お客様の個人情報は、ホワイトエッセンス株式会社のデータベースに登録されます。

個人情報の項目

ホワイトエッセンスが取り扱うお客様の個人情報は、以下のとおりです。

• ⅰ）基本情報（氏名・性別・住所・生年月日・電話番号・メールアドレス・勤務先）
• ⅱ）ご予約、ご来院日時、ご利用医院、ご来院時に受けられた施術メニュー、ご来院時に購入されたサービス・商品
• ⅲ）問診表ならびに施術経過の記録
• ⅳ）経過観察のための症例写真
• ⅴ）お客様専用サイト「マイページ」のログイン情報（ID、パスワード）
• ⅵ）お客様からの問い合わせ・アンケート記録
• ⅶ）ご来院時やお問い合わせ時の音声・動画等の記録情報
• ⅷ）上記のほか、ホワイトエッセンスシステムの商品・サービスの提供に必要とされる情報

個人情報の利用目的

ホワイトエッセンスは、以下の利用目的のためにお客様の個人情報を適切に利用します。

• ⅰ）PCサイト、スマートフォンサイトなどインターネットを用いた予約システムの運営・管理
• ⅱ）歯科医療サービスの提供、お客様に関係する管理運営業務、医療サービスや業務の維持・改善のための基礎資料、他の医療機関等からの医療サービス等に関しての照会への回答、症例研究、その他歯科医学の研究・教育
• ⅲ）予約確認メールやアンケートメール、メールマガジン、リコールはがき、キャンペーンのご案内、ニュースレター、お客様専用サイト「マイページ」などを用いた、ホワイトエッセンスサービスに関する情報提供
• ⅳ）お客様が複数のホワイトエッセンス加盟医院の利用を希望される場合における、当該加盟医院間でのお客様の情報の共有
• ⅴ）ホワイトエッセンスサービスの改善・向上
• ⅵ）お問合せやご依頼などへの対応
• ⅶ）その他、上記に付随する目的

お客様情報の第三者への提供

ホワイトエッセンスは、個人情報保護法上認められる場合を除き、お客様の個人データを、お客様の同意なく第三者へ提供いたしません。

お客様情報の外部委託先への提供

ホワイトエッセンスは、お客様の個人データの取扱いを含む業務の外部委託を行うことに伴って、外部委託先にお客様の個人データを提供する場合があります。この場合、契約を締結し、運用管理マニュアルを作成するなどの適切な管理・監督を行います。

お客様情報の共同利用

ホワイトエッセンスは、お客様の個人データを、以下のとおり共同利用します。

• ⅰ）共同して利用される個人データの項目
  ・上記「個人情報の項目」に記載の項目
• ⅱ）共同して利用する者の範囲
  ・お客様が利用される各加盟医院およびホワイトエッセンス株式会社
• ⅲ）利用する者の利用目的
  ・上記「個人情報の利用目的」に記載の利用目的
• ⅳ）個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
  ・ホワイトエッセンス株式会社（ホワイトエッセンス株式会社の住所および代表者の氏名については、こちらをご覧ください。）

ホワイトエッセンスは、個人データの安全管理のために、以下の安全管理措置を講じます。

• ・　基本方針の策定：個人データの適正な処理の確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定します。
• ・　個人データの処理に係る規律の整備：取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、処理方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの処理に関する規程を策定します。
• ・　組織的安全管理措置：個人データの処理に関する責任者を設置するとともに、個人データを処理する従業者および当該従業者が処理する個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
• ・　人的安全管理措置：個人データの処理に関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を実施します。
• ・　物理的安全管理措置：個人データを処理する区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施します。また、個人データを処理する機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施します。
• ・　技術的安全管理措置：アクセス制御を実施して、担当者および処理する個人データのデータベースの範囲を限定します。また、個人データを処理する情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
• ・　外的環境の把握：ホワイトエッセンスは、日本において個人データを保管しています。

保有個人データの開示等について

お客様から、自らの保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等もしくは第三者提供の停止または第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）の要請を受けた場合、ホワイトエッセンスは、お客様ご本人によるものであることを確認した後に、適切な対応を行います。

開示等を希望されるお客様は、各加盟医院の受付に直接お問い合わせいただくか、下記「お問合せ」に記載のメールアドレスにご連絡ください。

クッキー（Cookies）について

クッキーとは、ウェブページを利用したときに、ブラウザとサーバーとの間で送受信した利用履歴や入力内容などを、お客様のコンピュータにファイルとして 保存しておく仕組みです。
次回、同じページにアクセスすると、クッキーの情報を使って、ページの運営者はお客様ごとに表示を変えたりすることができます。お客様がブラウザの設定でクッキーの送受信を拒否している場合、ウェブサイトは、ユーザーのブラウザからクッキーを取得できなくなります。なお、お客様のブラウザは、プライバシー保護のため、そのウェブサイト のサーバーが送受信したクッキーのみ送信します。

以下の目的のため、ホワイトエッセンス株式会社はクッキーを利用しています。

• ・お客様が認証サービスにログインされるとき、保存されているお客様の登録情報を参照して、お客様ごとにカスタマイズされたサービスを提供できるようにするため。
• ・お客様が興味を持っている内容や、当社のサイト上での利用状況をもとに、最も適切な広告を他社サイト上で表示するため。
• ・当社のサイトの利用者数やトラフィックを調査するため。
• ・当社のサービスを改善するため。
• ・セキュリティー保持のため、ご利用から一定の時間が経過したお客様に対してパスワードの再入力（再認証）を促すため。

なお、ホワイトエッセンス株式会社は、ホワイトエッセンス株式会社の広告の配信を委託する第三者への委託に基づき、当該第三者を経由して、当社のクッキーを保存し、参照する場合があります。

本文書の変更と準拠法について

ホワイトエッセンスによるお客様の個人情報の取扱いについては、日本国法が適用されます。また、ホワイトエッセンスは、本文書を予告なく変更する場合があります。この場合において、ホワイトエッセンスは、遅滞なく変更後の本文書を掲載することにより通知し、当該通知後は、変更後の本文書に基づき個人情報を処理します。

お問い合わせ

ホワイトエッセンスによる個人情報の取扱いに関するお問い合わせや苦情、相談などは、下記メールアドレスにご連絡ください。

お問い合わせ先　regist@whiteessence.com

なお、ホワイトエッセンス株式会社の住所および代表者の氏名については、こちらをご覧ください。また、各加盟医院の住所および代表者の氏名については、各加盟医院のウェブサイトをご覧ください。